Un registro reclami che tiene il conto dei 45 giorni al posto tuo.
Gli intermediari assicurativi italiani devono tenere un registro dei reclami e rispondere entro 45 giorni. InsureC tiene il registro accanto ai tuoi clienti e alle tue polizze, fa il conto alla rovescia di ogni termine aperto e costruisce la relazione annuale dell’Allegato 4 a partire da ciò che hai già registrato.
Cosa fa il registro
Il conteggio parte dalla data di ricezione del reclamo. I reclami aperti mostrano i giorni rimasti e tutto ciò che supera i 45 giorni viene segnalato: l’art. 10-quater non ammette proroghe.
Segna come dell’impresa un reclamo sulla condotta dell’impresa, registra a chi l’hai inoltrato e resta nel registro come inoltrato.
Ammissibilità (T/NT), prodotto, area di attività, chi l’ha presentato e in quale veste, provincia e valore economico, con le formule usate dall’IVASS.
Esporta dal registro la relazione dell’anno, con l’area geografica di ogni reclamo ricavata dalla provincia del reclamante.
Registra la data della risposta, l’esito e ciò che hai comunicato al reclamante, conferma l’avviso IVASS o ADR in caso di rigetto (art. 10-quater c. 2) e annota la causa all’origine (art. 10-undecies).
Il registro avvisa quando non c’è una policy di gestione dei reclami in archivio, o quando l’ultima revisione risale a più di un anno fa (art. 10-bis).
Un reclamo evaso in ritardo è una violazione a sé, qualunque sia la risposta. Il registro rende visibile il termine dal giorno in cui arriva il reclamo, invece che quando qualcuno si ricorda di controllare.
Domande frequenti
Il Regolamento ISVAP n. 24 del 19 maggio 2008 sulla gestione dei reclami, per come si applica agli intermediari assicurativi: il termine di risposta di 45 giorni, i campi del registro dell’Allegato 1 e la relazione annuale dell’Allegato 4. È pensato per broker e agenti italiani e non copre le regole di altri paesi.
Sì. Salva il tuo registro attuale da Excel come CSV e importalo. I nomi delle colonne in italiano e le formule dell’Allegato 1 («Accolto», «R.C. Auto/Natanti», «T»/«NT») vengono riconosciuti così come sono.
No. Il registro controlla il termine, registra ciò che è arrivato e ciò che hai risposto e prepara la relazione annuale. La risposta resta tua.
Sì. Ogni inserimento, modifica e cancellazione su reclami, clienti, polizze e sinistri viene scritto in un registro a sola aggiunta: chi ha fatto la modifica e quando e, per le modifiche, quali campi sono cambiati. Il registro indica quali campi sono cambiati, non i loro valori precedenti o nuovi, e i responsabili possono consultarlo.
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